Datenschutzhinweis
Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 DSGVO
anlässlich der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Teilnahme an Seminaren des Instituts Weiterbildung im Beruf (iwib) / LLZ an der Hochschule RheinMain
1.) Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne
Hochschule RheinMain
Kurt-Schumacher-Ring 18
65197 Wiesbaden
vertreten durch die
Präsidentin Prof. Dr. Eva Waller
Mail:
Telefon: +49 (0) 611 94 95-01
2.) Ansprechpartner für die Verarbeitung der in diesem Projekt anfallenden Daten
Dipl.-Päd. Yvonne Alt E-Mail: Telefon: +49 (0) 6119495-3168
3.) Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Hochschule RheinMain
datenschutzbeauftragter@hs-rm.de
4.) Art und Kategorien personenbezogener Daten
- Name, Vorname
- Titel, Statusgruppe (Mitarbeiter:in, Wiss. Mitarbeiter:in, Professor:in, Lehrkraft für besondere Aufgaben oder Lehrbeauftragte:r)
- Organisationseinheit
- dienstl. Telefonnummer
- dienstl. E-Mail
Freiwillige Angaben:
- Schwerbehinderung vorhanden
- private Anschrift bei Lehrbeauftragten
5.) Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe der personenbezogenen Daten
Zweck der Verarbeitung der oben genannten Daten ist die Planung, Organisation und Durchführung von Seminaren zur beruflichen Weiterbildung.
Die Stammdaten und organisationsbezogenen Daten werden für die Teilnahmelisten, Namensschilder, Teilnahmebestätigungen bzw. Teilnahmebescheinigungen benötigt.
Bei Nicht-Angabe dieser Daten kann die Teilnahme an den Seminaren nicht stattfinden.
Die private Anschrift der Lehrbeauftragten wird benötigt, um Teilnahmebescheinigungen zustellen zu können.
Die Angabe einer möglichen Schwerbehinderung wird benötigt, um eine bevorzugte Teilnahme und einen barrierefreien Zugang zum jeweiligen Seminarraum zu ermöglichen.
Zur besseren Planbarkeit weiterer Seminare fließen die Eckdaten, wie Teilnehmendenzahlen, Name des Seminars, Referent:in, Statusgruppe ohne Nennung der jeweiligen Namen in eine Statistik des iwib ein. Des Weiteren wird eine anonyme Statistik über die Gründe für die Absage einer Seminarteilnahme erhoben. Diese Gründe sind: „dienstlich“, „persönlich“, oder „krank“.
6.) Kategorien betroffener Personen
Beschäftigte und Lehrbeauftragte der HSRM, die an den Weiterbildungsangeboten des iwib teilnehmen möchten.
7.) Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der oben genannten Datenkategorien ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b, ein vertragliches Verhältnis (Teilnahme am bzw. Durchführung des Seminars) bzw. Art. 9 Abs. 1 lit a DSGVO für die Angabe von Gesundheitsdaten (Schwerbehindertenstatus).
8.) Empfänger
Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich an die durchführenden Referent:innen und Coaches zur Vorbereitung einer zielgruppengerechten Gestaltung der Seminarinhalte.
Eine Weitergabe der Daten an die Teilnehmenden zum Zwecke des persönlichen Austausches untereinander erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung aller Teilnehmenden.
Anonymisierte Statistiken erhält die Hochschulleitung, ggf. auch das Hessisches Ministerium für Wissenschaft und Kunst (HMWK).
Bei Seminaren, die über Cisco Webex abgehalten werden, erfolgt eine Übersendung der Anmeldeinformation (Name, E-Mailadresse, Login-Daten), sowie das gesprochene Wort und das bewegte Bild an den Videokonferenzdienstleister Cisco Webex. Die Hochschule RheinMain hat mit diesem Dienstleister ein Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis, das sicherstellt, dass personenbezogene Daten nur in unserem Auftrag verarbeitet werden. Die Server von Cisco Webex stehen in der Schweiz und in Frankfurt. Da Cisco jedoch ein amerikanisches Unternehmen ist, kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten auch in den USA verarbeitet werden. Die USA gilt als nicht-sicheres Drittland. Zwar haben wir mit Cisco Standardvertragsklauseln abgeschlossen, die sicherstellen sollen, dass keine Dritten, auch keine ausländischen Behörden unbefugt auf die Daten zugreifen. Nichtdestotrotz kann nicht komplett ausgeschlossen werden, dass US-Behörden unter Umständen zu Terrorismusabwehrzwecke Inhalte abhören und/oder auf die Metadaten zugreifen.
Die Daten werden ansonsten nicht mit anderen Abteilungen oder Dritten geteilt.
9.) Speicherfristen
Die personenbezogenen Daten werden von der Verwaltung des iwib nach 10 Jahren gelöscht. Dies ermöglicht das nachträgliche Ausstellen von Teilnahmebescheinigungen oder Zertifikaten bis zu 10 Jahren nach der Teilnahme an dem Seminar
Die personenbezogenen Daten werden von den Referenten:innen und Coaches 4 Wochen nach Durchführung des Seminars oder des letzten Coaching-Termin gelöscht.
Die Seminare werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. Die oben genannten Metadaten (Name, E-Mailadresse, Login-Daten) werden von Cisco Webex nach 21 Tagen gelöscht.
10.) Automatisierte Entscheidungsfindung
Das iwib wendet keine Verfahren an, bei denen eine automatisierte Entscheidungsfindung stattfinden würde (keine automatisierte Testverfahren).
11.) Profiling
Es werden keine Persönlichkeitsprofile angelegt.
12.) Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten; sowie auf Berichtigung, Einschränkung und Löschung und Datenübertragbarkeit ihrer personenbezogenen Daten, es sei denn, es greifen andere gesetzliche Verpflichtungen, z.B. Aufbewahrungsfristen. Wenn die Verarbeitung ihrer Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Rechtsmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung rechtmäßig bleibt.
Bitte wenden Sie sich für die Ausübung Ihrer Rechte an Frau Alt unter den oben angegebenen Kontaktdaten.
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtvorschriften verstößt. Die Aufsichtsbehörde in Hessen ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Hessen: https://datenschutz.hessen.de/